Google Forms: lag et skjema, del det og samle svar

Slik lager du et skjema

Start med å bestemme hva du trenger svar på. En påmelding trenger andre opplysninger enn en tilbakemelding. Skriv gjerne spørsmålene på forhånd, og fjern dem du ikke har en konkret bruk for.

1. Åpne Google Skjemaer og velg et tomt skjema.
2. Gi skjemaet et navn som forklarer formålet.
3. Skriv en kort beskrivelse av hvem skjemaet gjelder for, og hva svarene skal brukes til.
4. Legg til spørsmål og velg et passende svarformat.
5. Les gjennom skjemaet som om du selv skulle fylle det ut.

Google beskriver oppretting, redigering og svarbehandling i sin veiledning til Google Skjemaer. Du kan også opprette skjemaet fra Google Disk eller Google Regneark. Oppretter du det fra Regneark, blir svarene lagret i et nytt ark.

Still spørsmål det er lett å svare på

Spør om én ting om gangen. Unngå spørsmål som blander flere temaer, eller som forutsetter at alle deltakerne har samme erfaring. Forklar hvilken informasjon du ønsker i åpne svarfelt.

Eksempel: Ved påmelding til et møte kan du spørre om deltakeren kommer, og deretter om eventuelle praktiske behov. Ikke be om fødselsdato eller privat adresse hvis dette ikke er nødvendig for arrangementet.

Kontroller innstillingene før publisering

Innstillingene påvirker både tilgangen og hva deltakerne deler. Ta en bevisst beslutning om innlogging, e-postadresser og muligheten til å endre innsendte svar.

• Ett svar per person: Begrensning til ett svar krever at deltakeren logger inn på en Google-konto.
• E-postadresser: Innlogging alene betyr ikke at brukernavnet blir registrert. Innsamling av e-postadresser er en egen innstilling.
• Endring av svar: Du kan velge om deltakere får endre svaret etter innsending.
• Bekreftelsesmelding: Bruk meldingen etter innsending til å forklare hva som skjer videre.

Viktig fallgruve: Et delt svarsammendrag kan vise både fulltekstsvar og diagrammer til alle som kan svare på skjemaet. Ikke slå på denne funksjonen uten å vurdere innholdet. Google forklarer dette i veiledningen om publisering og deling.

Publiser og del riktig lenke

Skjemaet må være publisert før respondentene får tilgang. En kopiert lenke er derfor ikke nok hvis skjemaet fortsatt er upublisert.

1. Kontroller hvem som skal kunne svare: bestemte personer, en målgruppe eller alle med lenken.
2. Publiser skjemaet med den tilgangen du har valgt.
3. Kopier respondentlenken, ikke en lenke som gir redigeringstilgang.
4. Send lenken med en kort forklaring av formål og forventet oppfølging.
5. Be en person i den aktuelle målgruppen kontrollere at skjemaet kan åpnes og fylles ut.

Skal noen hjelpe deg med spørsmålene, deler du med dem som samarbeidspartnere. Dette er noe annet enn å gi tilgang til å svare. Vær særlig oppmerksom på forskjellen når skjemaet inneholder personopplysninger.

Samle og gjennomgå svarene

Du kan se diagrammer med svardata i Google Skjemaer og åpne data i Google Regneark for videre gjennomgang. Bestem hvor svarene skal lagres, og hvem som trenger tilgang til dem.

Send selv et prøvesvar før utsending. Kontroller at spørsmålene er forståelige, at bekreftelsesmeldingen passer, og at svarene havner der du forventer. Et slikt prøvesvar kontrollerer oppsettet ditt; det er ikke en vurdering av tjenestens generelle kvalitet.

Trenger du hjelp med tekst på engelsk, se guiden til norsk-engelsk ordbok. Ved usikkerhet om en skjemalenke kan du bruke sjekklisten for falske innloggingssider før du logger inn eller oppgir informasjon.